POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
1. Pourquoi avons-nous adopté cette politique de confidentialité ?
Les renseignements personnels (« renseignements ») que vous pouvez être amenés à nous confier sont indispensables pour notre relation d’affaires avec vous. Nous savons qu’ils sont précieux et nous mettons en œuvre nos meilleures pratiques pour les protéger.
Nous avons ainsi adopté cette politique, dans laquelle nous décrivons nos pratiques visant à protéger vos renseignements et votre vie privée. Notre objectif est toujours d’être transparent. Notre politique de confidentialité s’applique à l’utilisation et à la communication de tout renseignement recueilli, ainsi qu’à la façon dont nous recueillons les renseignements en question.
Les informations personnelles désignent les informations qui (isolées ou combinées à d’autres informations) permettent de vous identifier directement ou indirectement (« Informations personnelles » ou « Données personnelles »).
Le responsable du traitement ou une entreprise (« Responsable du traitement ») est une partie qui définit les finalités et les moyens du traitement des informations personnelles. Le sous-traitant ou un prestataire de services/contractant/tiers (« Sous-traitant » ou « Tiers ») est une partie qui traite les informations personnelles pour le compte du responsable du traitement.
Notre cheffe de la protection des renseignements personnels et de la vie privée est responsable de ces pratiques. Pour toute question sur cette politique, vous pouvez lui écrire à :
Cheffe de la protection des renseignements personnels
1706-3470 rue Stanley, Montréal (Québec) H3A 1R9
2. Quel type de renseignements pouvons-nous être amené à recueillir et auprès de qui ?
Les renseignements que nous recueillons sont très largement des métadonnées. Les métadonnées correspondent à des données sur les données, c’est-à-dire, à titre d’exemple, l’auteur de la donnée, sa date de création ou encore le nom et type de la colonne de données.
Les autres renseignements que nous pouvons être amenés à collecter sont les suivants :
● Raison pour laquelle vous faites affaire avec nous ;
● Préférences en matière de langue et de communication ;
● Renseignements pour des fins de formation, de contrôle qualité, d’identification et de sécurité, ou pour conserver votre consentement à une transaction : historique, enregistrement et transcription des appels téléphoniques, vidéoconférence, clavardage, historique des visites et des rencontres individuelles.
Nous ne récoltons pas de renseignements d’identification comme :
● Noms
● Date de naissance
● État-civil
● Coordonnées
● Adresse électronique
● Renseignements figurant sur une pièce d’identité : permis de conduire, passeport, numéro d’assurance sociale
● Emploi
IMPORTANT : nous limitons la collecte de vos renseignements à ce qui est nécessaire pour nous aider à bien vous servir. Nous évitons au maximum la collecte de renseignements.
3. Auprès de qui pouvons-nous recueillir vos renseignements ?
Nous pouvons recueillir vos renseignements directement auprès de vous lorsque vous communiquez ou interagissez avec nous ou lorsque vous mettez à jour vos préférences et paramètres en ligne.
Les autres renseignements que nous récoltons se limitent aux métadonnées mentionnées précédemment et présentes dans les éditeurs des entreprises que vous avez autorisés à collecter vos données.
4. Comment nous utilisons vos renseignements ?
Nous utilisons vos renseignements pour :
a. Vous identifier, mettre à jour vos renseignements et vérifier la véracité des renseignements fournis ;
b. Évaluer votre admissibilité aux produits et services ou veiller à ce que les conseils, produits et services que nous vous offrons ou que vous vous procurez vous conviennent ;
c. Établir, gérer, administrer et maintenir les produits et services demandés ;
d. Mener des études, et des analyses de données en vue de générer des statistiques, d’améliorer nos produits et services, et en concevoir de nouveaux, notamment en analysant les renseignements recueillis par notre site web ;
e. Exercer nos activités et opérations courantes ;
f. Utiliser et communiquer certains renseignements dans les cas où la loi nous autorise à le faire (voir la section 5).
5. À qui pouvons-nous communiquer vos renseignements ?
La communication, à des fins légitimes, de vos renseignements avec d’autres personnes est parfois nécessaire. Il peut s’agir, par exemple, d’une communication obligatoire selon la loi, nécessaire pour protéger vos intérêts en cas de fraude ou encore vous permettant de participer à un programme avec un partenaire ou pour vous offrir des services en notre nom.
En tout temps, nous nous engageons à limiter les renseignements au strict nécessaire et à obtenir votre consentement, lorsque requis.
Nous veillons à l’intégrité, la sécurité et la confidentialité de vos renseignements. En aucun cas, nous ne vendons des listes de clients à des tiers.
Nous pouvons communiquer vos renseignements à :
● Des tiers, si nous devons divulguer vos renseignements dans le cadre de procédures judiciaires ;
● Une autorité réglementaire ou gouvernementale ou un organisme d'autoréglementation ;
● Une personne autorisée à les obtenir selon la loi.
6. Avec quels fournisseurs de services pouvons-nous travailler ?
Nous sélectionnons nos collaborateurs et consultants avec beaucoup de soin. Ils font notamment partie des catégories suivantes :
● Services de technologie (applications, centre de données, stockage de données et sauvegarde, services d'hébergement, services de maintenance et support) ;
● Services professionnels.
Tous les fournisseurs qui ont accès à vos renseignements signent une entente de confidentialité avec nous et s’engagent à n’utiliser vos renseignements que pour les fins mentionnées dans l’entente et à leur accorder le même niveau de protection que nous offrons.
7. Quand devons-nous obtenir votre consentement ?
Nous n’utilisons vos renseignements qu’avec votre consentement ou si la loi nous le permet. Nous obtenons votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements :
● Lorsque vous demandez un nouveau produit ou service ;
● Lorsque nous devons utiliser vos renseignements à une fin différente de celles pourlesquelles vous avez déjà donné votre consentement ;
● Lors de certaines interactions spécifiques avec nous.
Cependant, nous n’obtenons pas votre consentement à chaque interaction avec vous.
De plus, nous ne sollicitons pas votre consentement dans certaines situations prévues par la loi, notamment pour :
● Se conformer à une ordonnance judiciaire ou à toute autre demande contraignante ;
● Mener une enquête sur la violation d'un contrat ou d'une loi
8. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?
8.1. Droit d’accepter ou de refuser de fournir vos renseignements
Vos renseignements vous appartiennent. Sous réserve des exigences légales ou contractuelles, vous avez le droit de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements. Nous traiterons votre demande dans les plus brefs délais.
8.2. Droit de refuser que nous utilisions vos renseignements à certaines fins
Vous pouvez refuser que nous utilisions vos renseignements ou retirer votre consentement. Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement. Vous pouvez en faire la demande en ligne ou en vous adressant au chef de la protection des renseignements personnels et de la vie privée. Nous traiterons votre demande dans les meilleurs délais.
8.3. Droit d’accéder à vos renseignements
Vous pouvez demander à consulter les renseignements que nous détenons sur vous, sauf si la loi prévoit des limites à cette demande. Pour consulter vos renseignements, vous devez faire une demande en vous adressant au chef de la protection des renseignements personnels nommés en première page. Nous traiterons votre demande dans un délai de 30 jours ou dans un délai plus long si la loi le prévoit.
8.4. Droit de faire corriger vos renseignements
Vous pouvez corriger les renseignements inexacts vous concernant. Pour pouvoir vous offrir un service de qualité, il est essentiel que vos renseignements soient exacts et complets. Pour faire une demande, référez-vous à la procédure identifiée à la section 5.3 ci-dessus.
8.5. Décisions automatisées
Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour prendre des décisions automatisées, notamment pour répondre à vos demandes. Dans ce cas, vous en serez informé durant le processus ou au moment de la communication de la décision. Pour toute question, nous vous invitons à contacter l'équipe responsable de la décision. Notez qu'une décision est automatisée lorsqu'aucun employé n'intervient de manière significative dans le processus décisionnel.
9. Quelles modalités pour la conservation de vos renseignements ?
Nous conservons vos renseignements, en format physique ou numérique, aussi longtemps que nécessaire pour les fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou conformément aux exigences légales. La durée de conservation est déterminée en tenant compte du but, de la nature et de la sensibilité des renseignements. Certaines exceptions peuvent s'appliquer, comme dans le cas de litiges ou de réclamations, nécessitant une conservation plus longue.
10. Pouvons-nous modifier cette politique ?
Nous nous réservons le droit de modifier cette politique si nécessaire. Nous vous en informerons par le biais d’un avis sur nos sites web ou par tout autre moyen approprié.
11. Comment nous rejoindre pour une question, un commentaire ou une plainte ?
● Envoyez un courriel à joane@graplix.io, cheffe de la protection des renseignementspersonnels et de la vie privée.